Welkom » Geloofsgemeenschappen » H. Nicolaas kerk » Kerkcentrum / secretariaat » Ledenadministratie
Een ledenadministratie is een belangrijk onderdeel van elke organisatie. Omdat sprake is van privégegevens moet hier zorgvuldig en volgens de wettelijke regels mee worden omgegaan. Wettelijke regels over hoe bestanden moeten worden beheerd, hoe mensen zich in- en uit kunnen schrijven. Bij de Rooms-Katholieke Kerk gaat het in Nederland om de gegevens van enkele miljoenen mensen.
De administratie van uw lidmaatschap van de R.K. Kerk wordt mede bijgehouden door daarvoor gecertificeerde vrijwilligers van de Nicolaaskerk geloofsgemeenschap. Op het kerkcentrum is van maandag tot en met vrijdag van 9:00 tot 12:00 uur, telefoon: (030) 603 12 94) altijd wel iemand aanwezig, die informatie over lidmaatschap van de R.K. Kerk kan verstrekken en u hierbij verder kan helpen.
U kunt op het kerkcentrum ook terecht voor zaken, zoals dat u bijvoorbeeld een uittreksel uit het doopregister van de Nicolaaskerk toegestuurd wilt krijgen.
De ldenadministratie van R.K. Kerk is een zaak, die centraal in parochiaal verband geregeld wordt en daarom verwijzen wij u graag door naar de algemene ledenadministratie informatie pagina op deze website. U vindt daar naast belangrijke informatie ook de formulieren die nodig zijn voor in- en uitschrijven en voor wijzigen van uw gegevens.
Bepaalde levensmomenten houden verband met uw lidmaatschap van de R.K. kerk. U heeft bijvoorbeeld een kind gekregen en wilt dit laten dopen. U wilt toetreden (zich aanmelden) en/of zelf gedoopt worden. Ook dit zijn zaken, die centraal in parochiaal verband worden geregeld. Voor meer informatie hierover verwijzen u daarom door naar de algmene informatie pagina levensmomenten op deze website.
Neemt u in verband met de inplanning wel zo spoedig mogelijk contact op met de mensen in het het kerkcentrum van de Nicolaaskerk, als u een doop, huwelijk, of uitvaart in de kerk wilt laten plaatsvinden.
Om alvast een antwoord op mogelijke vragen over het lidmaatschap van de R.K. Kerk te geven is hieronder een vraag/antwoord rubriek geïmplementeerd.
Ieder kerklid hoort in principe als parochiaan bij de parochie waar hij/zij woont. Nu kent Nieuwegein drie R.K. geloofsgemeenschappen, die alle vallen onder het Vicariaat Utrecht, het Aartsbisdom Utrecht, onder de parochie van de Heilige Drie-Eénheid.
Als er in uw directe omgeving meerdere parochies, of kerkgemeenschappen zijn, dan kunt op de website van het bisdom waarin u woont een hulpmiddel vinden om aan de hand van uw postcode te bepalen tot welke parochie uw huisadres hoort. U vindt deze tool op de website: www.zoekparochie.nl.
De Rooms-Katholieke Kerk in Nederland kent het fenomeen van de ‘voorkeursparochie’. Dit betekent dat -wanneer u zich meer verwant voelt met een andere parochie dan die waarbinnen u woont- u zelf vrij bent om dat kenbaar te maken aan de parochie van uw voorkeur.
Vooraf: enkele gebruikte termen, afkortingen en organisaties
In Nederland is een parochie als algemene regel territoriaal bepaald (vgl. canon 518 Wetboek van Canoniek Recht 1983). De postcode van het kerklid bepaalt bij welke parochie hij/zij hoort.
Alle gedoopte kerkleden zijn in principe opgenomen in de kerkledenadministratie van de Rooms-Katholieke Kerk. Op het moment van aanmelding wordt een SILA-stip aangebracht bij uw naam in de Gemeentelijke Basisadministratie, zodat uw lidmaatschap bij verhuizing niet verloren gaat.
Belangrijk is het om uzelf of uw kind aan te melden bij de plaatselijke parochie als er sprake is van:
• nieuwe kerkleden. Kinderen die gedoopt worden of mensen die op latere leeftijd tot de Rooms-Katholieke Kerk toetreden, moeten als nieuw kerklid eenmalig door de parochie bij de SILA worden aangemeld. De burgerlijke overheid geeft dus ook geboorten van kinderen van ouders met een SILA-stip niet zelf door aan de kerkgenootschappen;
• een huwelijk tussen een katholieke en een niet-katholieke partner. Indien gewenst kan ook de niet-katholieke partner in de kerkledenadministratie worden opgenomen.
• herinschrijven (zie verder bij vraag 12).
Wanneer een parochiaan op een bepaald moment van de parochie geen post, parochieblad of andere informatie meer wil ontvangen en ook niet meer door de parochie benaderd wil worden voor een financiële bijdrage, dient men dat per brief schriftelijk kenbaar te maken aan de parochie. Men komt dan in een ‘niet-actief’- bestand.
Door een SILA-stip is in de Gemeentelijke Basisadministratie alleen bekend dat u lid bent van een kerkgenootschap, maar niet van welk kerkgenootschap. Als iemand nu wel parochiaan wil blijven, maar niet wil dat dit bekend is bij de burgerlijke gemeente in de Gemeentelijke Basisadministratie, dan kan hij/zij dat kenbaar maken aan de parochie. De SILA wordt dan gevraagd de koppeling met de Gemeentelijke Basisadministratie te verbreken. Een en ander betekent wel dat een parochiaan voortaan zelf verantwoordelijk is voor aanmelding bij een nieuwe parochie wanneer hij/zij verhuist.
Als een parochiaan niet meer als zodanig ingeschreven wil staan, moet hij/zij dat middels een brief schriftelijk kenbaar maken bij de parochie waarin hij/zij woont. De parochie verwijdert vervolgens de persoonsgegevens van de desbetreffende persoon uit het eigen bestand en meldt hem/haar tevens af bij de SILA. Na een verhuizing zal deze persoon dan ook niet meer benaderd worden.
Nota bene: Men wordt in dit geval weliswaar uitgeschreven als parochiaan, maar blijft formeel wel lid van de Rooms-Katholieke Kerk.
Er zijn mensen voor wie het uitschrijven uit een parochie niet afdoende is. Zij willen ook dat er een aantekening gemaakt wordt in het doopregister van de doopparochie dat hij/zij is uitgeschreven als lid van de Rooms-Katholieke Kerk. In dat geval moet men dit ook in de brief aan de pastoor van de parochie waar men woont, kenbaar maken.
Noodzakelijk is dat men nauwkeurig aangeeft in welke parochie (naam van de parochie [dus niet van de parochiekerk] en plaatsnaam) men indertijd is gedoopt.
De pastoor van de parochie waar men woont zal in een brief nog eens wijzen op de gevolgen van het zich definitief uitschrijven als lid van de Rooms-Katholieke Kerk. Voorts zal hij de betreffende persoon het aanbod doen van een pastoraal gesprek.
Blijft hij/zij bij het besluit om zich definitief uit te schrijven of reageert hij/zij niet binnen een termijn van twee weken na het ontvangen van de brief van de pastoor, dan zal de parochie-administratie de uitschrijving verwerken.
Als men middels een brief (zie vraag 4) schriftelijk kenbaar heeft gemaakt dat men een aantekening in het doopregister wil dat men definitief uitgeschreven is en men blijft bij dit besluit na (het aanbod van) een pastoraal gesprek, dan betekent dit dat men bijvoorbeeld:
• geen sacramenten meer kan ontvangen;
• geen doopouder kan zijn (peter of meter);
• niet meer lid van een bestuur van parochie of kerkelijke instelling kan zijn;
• geen kerkelijke uitvaart krijgt, tenzij bij uitzondering.
Te allen tijde kan iemand terugkomen op zijn/haar beslissing om zich definitief te laten uitschrijven als lid van de Rooms-Katholieke Kerk. Alvorens deze uitschrijving ongedaan kan worden gemaakt, is een gesprek met de pastoor van de parochie vereist.
Ja, iedereen die gedoopt is in een Rooms-Katholieke Kerk is katholiek en lid van de Rooms-Katholieke Kerk. Het doopsel wordt vermeld in het doopboek. Dan worden ook de gegevens opgenomen in de parochiële kerkledenadministratie. Wanneer iemand het contact met de Rooms-Katholieke Kerk verloren heeft of wanneer hij/zij de parochie waar hij/zij woont niet (meer) financieel steunt, blijf hij/zij toch parochiaan en kerklid.
Elke parochie is voor de gegevens van haar kerkledenadministratie afhankelijk van twee bronnen: haar eigen parochianen en (eenmaal ingeschreven) het R.-K. Bureau voor de Ledenadministratie, die over mutaties door de SILA wordt geïnformeerd. Van parochianen wordt verwacht dat zij zelf de parochie berichten over bijvoorbeeld de geboorte van een kind, (hernieuwde) betrokkenheid van een persoon bij de parochie, huwelijk met een niet-ingeschreven partner enz..
Het R.-K. Bureau voor de Ledenadministratie informeert de parochies in Nederland over allerlei soorten wijzigingen. Denk hierbij aan veranderingen in de burgerlijke staat, verhuizen of overlijden van mensen die staan ingeschreven bij de Rooms- Katholieke Kerk. Het R.-K. Bureau voor de Ledenadministratie krijgt deze wijzigingen van de Stichting Interkerkelijke Ledenadministratie (SILA). Deze stichting krijgt de gegevens op haar beurt weer van de Gemeentelijke Basisadministratie (beter bekend als het bevolkingsregister) vanwege de zogenaamde SILA-stip.
De aangifte van een geboorte wordt niet door de Gemeentelijke Basisadministratie via de SILA aan een kerkgenootschap verstrekt. Het R.-K. Bureau voor de Ledenadministratie verstrekt alleen gegevens/mutaties van mensen die al eerder door hun parochie zijn aangemeld en bij wie een zogenaamde SILA-stip is geplaatst. Een pasgeboren baby wordt dus niet automatisch opgenomen in de kerkledenadministratie, ook al staan de ouders als rooms-katholiek geregistreerd.
Pas wanneer het kind in de parochie wordt gedoopt, plaatst de pastoor een aantekening in het doopregister en worden de gegevens opgenomen in de kerkledenadministratie. Via het R.-K. Bureau voor de Ledenadministratie meldt de parochie het kind aan bij de SILA zodat de SILA-stip geplaatst kan worden. Vanaf dat moment ontvangt de parochie steeds bericht als zich wijzigingen voordoen.
Indien iemand op een bepaald moment van zijn/haar parochie geen post, parochieblad of andere informatie meer wenst te ontvangen en ook niet meer door de parochie benaderd wil worden voor een financiële bijdrage, maar zich toch niet wil uitschrijven als parochiaan en kerklid, dan dient hij/zij dat per brief schriftelijk kenbaar maken aan de parochie. Men wordt dan in een ‘niet-actief’ bestand opgenomen.
Nota bene: Men blijft in dit geval formeel wel ingeschreven als parochiaan en lid van de Rooms-Katholieke Kerk.
Indien iemand wel parochiaan en kerklid wil blijven, maar het niet op prijs stelt dat dit op een of andere wijze bij de overheid staat geregistreerd, dan dient men dit per brief schriftelijk aan de parochie kenbaar te maken. Dan blijft men wel parochiaan en kerklid, maar wordt bij de SILA afgemeld. De SILA-stip wordt uit de Gemeentelijke Basisadministratie verwijderd. Een en ander betekent wel dat men zichzelf na een verhuizing moet melden bij een andere parochie. De parochiaan kan ook rechtstreeks bij de SILA schriftelijk bezwaar maken tegen registratie.
Iemand die om welke reden dan ook eerder heeft kenbaar gemaakt niet meer ingeschreven te willen staan bij de parochie, kan dat besluit eenvoudig herroepen door dit per brief schriftelijk aan de parochie kenbaar te maken. De parochie vraagt indien nodig om nadere gegevens.
Wanneer iemand zich ook definitief heeft laten uitschrijven als lid van de Rooms- Katholieke Kerk en daarvan een aantekening heeft laten maken in het doopregister van de parochie waar men is gedoopt, is het vereist daarover in gesprek te gaan met de pastoor van de parochie.
De pastoor van de parochie waar iemand is gedoopt, kan in het doopregister aantekenen dat hij/zij is uitgeschreven als lid van de Rooms-Katholieke Kerk. Wat een parochie niet kan is de gegevens van deze gedoopte uit het doopregister verwijderen. De Rooms-Katholieke Kerk stelt zich op het standpunt dat de doop eenmalig en onomkeerbaar is.
In de kerkledenadministratie van een parochie staan alleen de rooms-katholieken ingeschreven die binnen de parochiegrenzen wonen. Zij zijn -om het zo te zeggen- parochianen van de territoriale parochie. Wanneer zij verhuizen naar een andere parochie, worden zij via het R.K. Bureau voor de Ledenadministratie automatisch ingeschreven in de nieuwe parochie waar zij zijn komen te wonen. Willen zij echter parochiaan van hun oude parochie blijven of parochiaan van een andere parochie worden, dan dienen zij zichzelf te melden bij deze parochie. Hier worden zij dan met de vermelding ‘voorkeursparochiaan’ geregistreerd; zij blijven echter als ‘parochiaan’ ook ingeschreven in de administratie van de parochie waar zij wonen. De territoriale parochie zal hier rekening mee houden en hen dus veelal niet zelf actief benaderen.
Het rechtstreeks inzien van persoonsgegevens in de kerkledenadministratie is voor een parochiaan niet mogelijk, noch via een computer noch bij het parochiesecretariaat. Volgens het Reglement Bescherming Persoonsgegevens Parochies hebben parochianen wel recht op inzage in hun door de parochie geregistreerde persoonsgegevens. Voor inzage en correctie van hun persoonsgegevens verwijst dit Reglement parochianen naar de eigen parochie, waar zij een schriftelijk verzoek kunnen indienen.
Wanneer een parochiaan als betrokkene of als wettelijk vertegenwoordiger (van kinderen die nog geen 16 jaar zijn) om inzage verzoekt, zal het kerk-/parochiebestuur hem/haar op een duidelijke en begrijpelijke manier informeren of en zo ja, welke gegevens worden gebruikt.
De wettelijke regels zijn:
. Het kerk-/parochiebestuur moet kunnen vaststellen dat de betrokken parochiaan de persoon is op wie de persoonsgegevens betrekking hebben;
. De parochiaan kan alleen een inzageverzoek indienen als hij/zij 16 jaar of ouder is.
